Usluga 02 / 03 · Audit procesa
AI audit poslovnih procesa: znajte šta prvo vredi menjati.
Pre nego što uvedete još jedan alat, pogledajmo kako posao stvarno prolazi kroz firmu. Gde se isti podatak unosi više puta? Gde se čeka odgovor? Koji zadatak zavisi od jedne osobe? ORCA mapira proces i pomaže da izaberete sledeći korak koji ima poslovnog smisla.
Kada krenuti od audita
Ako znate da gubite vreme, ali ne znate gde početi, audit daje osnovu za odluku.
- Posao se prenosi između više ljudi i sistema.
- Ima mnogo ručnog prepisivanja istih podataka.
- Svako u timu drugačije opisuje isti proces.
- Zadatak zavisi od jedne osobe i staje kada nje nema.
Kada audit nije pravi prvi korak
Ako već znate koji ponavljajući zadatak želite da rešite i ko je odgovoran za njega, možete početi od automatizacije. Ako je cilj da tim bolje koristi AI u svakodnevnom radu, bliža vam je AI edukacija.
Šta posmatramo
Ne polazimo od pretpostavke da svaki problem treba rešiti AI-jem. Nekada je korisnija jasnija procedura, edukacija ili obična automatizacija.
- Tok posla
- Ulazne podatke, korake i izlaz procesa.
- Ljudi i alati
- Odgovorne osobe i sisteme koji učestvuju.
- Gde zapinje
- Ponavljanje, čekanje, greške i izuzetke.
- Podaci
- Da li su potrebni podaci dostupni i gde se nalaze.
Kako biramo prioritet
Moguće promene upoređujemo po četiri pitanja. Cilj je da vlasnik ili direktor razume šta treba prvo proveriti i zašto.
- 01
Očekivana korist.
Koliko promena olakšava posao. Procene označavamo kao procene, a merene podatke odvajamo od pretpostavki.
- 02
Izvodljivost.
Da li postojeći alati, podaci i ljudi omogućavaju promenu.
- 03
Zavisnosti.
Šta mora biti rešeno pre toga i ko još učestvuje.
- 04
Rizik.
Šta se dešava ako rešenje pogreši i gde odluka mora ostati na čoveku.
Ishod dogovorenog audita
Na početku definišemo obim analize i očekivane materijale.
- Slika procesa
- Jasan prikaz kako posao danas prolazi kroz firmu.
- Lista prilika
- Mesta gde promena ima smisla, sa obrazloženjem.
- Prvi korak
- Obrazložen izbor: edukacija, promena procedure ili automatizacija.
- Provera uspeha
- Za preporučeni projekat dogovaramo odgovornu osobu i način provere pre implementacije.
Možemo početi od jednog procesa, umesto da odmah obuhvatamo sve funkcije firme.
Demonstracija · ilustracija mogućeg načina rada
Primer primene: obrada upita i ponuda
Pratimo kako upit ulazi, gde se beleži, ko priprema ponudu i kako se prati sledeća aktivnost. Tek nakon toga procenjujemo da li deo pripreme može da se automatizuje i gde mora ostati ljudska odluka.
- Ulaz
Upit stiže
Test primer: firma emailom traži ponudu za uslugu.
- Mapiranje
Put upita
Gde se upit beleži, ko priprema ponudu i ko prati da klijent dobije odgovor.
- Procena
Šta može drugačije
Da li se deo pripreme ponavlja i može da se automatizuje.
- Ljudska odluka
Cena i uslovi
Ono što obavezuje firmu ostaje na osobi koja odgovara za prodaju.
- Izuzetak
Nema evidencije
Ako upiti nisu na jednom mestu, prvi korak je dogovor o evidenciji, a ne AI.
Primer nije tvrdnja o završenom projektu za određenog klijenta. Koraci su ilustracija sa izmišljenim test podacima.
Česta pitanja
Moramo li posle audita da naručimo implementaciju?
O nastavku saradnje odlučujete nakon razgovora o nalazima i predlogu sledećeg koraka.
Da li pregledate celu firmu?
Obim zavisi od dogovora. Možemo početi od jednog procesa, umesto da odmah obuhvatamo sve funkcije.
Ko treba da učestvuje?
Osoba odgovorna za proces i ljudi koji ga svakodnevno izvršavaju. Potreban pristup podacima i sistemima dogovaramo unapred.
Šta sledi posle analize?
Zavisno od nalaza, sledeći korak može biti AI edukacija tima, promena procedure ili automatizacija.
Kako se pripremiti za AI audit
Za početni razgovor dovoljan je opis procesa. Obim analize, potrebne podatke i konkretne isporuke dogovaramo pre početka.
- Jedan tok posla
- Šta ga pokreće, ko učestvuje i koji rezultat treba da nastane.
- Učestalost i vreme
- Koliko puta se posao ponavlja i koliko približno traje, uz jasno označene procene.
- Alati i prepreke
- Gde se podaci nalaze, gde se prepisuju i šta najčešće zahteva ispravku.
- Kriterijum uspeha
- Šta želite da bude bolje i kako bi odgovorna osoba to proverila.
Ako tek birate oblast rada, pročitajte kako uvesti AI u firmu.
Koji proces vam svakog meseca vraća isti problem?
Opišite ga u kratkoj poruci. Odgovara vam jedan od nas dvojice, na email koji ostavite.
Za prvi razgovor nisu potrebni poverljivi dokumenti ni podaci klijenata. Možete pisati i direktno na info@orcaautomate.com.
Vodiči za AI u poslovanju
Pripremite prvi korak: od izbora zadatka do procene obuke i automatizacije.